Le choix de vos bureaux est une étape clé pour toute entreprise, qu’il s’agisse d’une première installation ou d’un déménagement. Un espace de travail bien choisi peut favoriser la productivité, renforcer l’image de votre société et contribuer à la satisfaction des collaborateurs.
Pour vous aider à faire le bon choix dans un marché souvent complexe et évolutif, Cyril, notre consultant expert en immobilier d’entreprise, partage avec vous ses précieux conseils.
1. Bien calibrer votre projet : surface, usages, effectif...
The Lodge - Siège d’Anaïk - Promoteur Créer Promoition – Architecte Concept Archi – Photo d’Arrow Lille
"Avant de commencer vos recherches, il est essentiel de définir précisément vos besoins" explique Cyril. Voici les éléments à considérer :
Effectif actuel et futur : Anticipez l’évolution de votre personnel. Prévoyez-vous des recrutements à court ou moyen terme ? Un espace adapté à votre croissance future est essentiel.
Types d’espaces nécessaires : Open-space, bureaux individuels, salles de réunion, zones de détente ? Selon votre activité, vous pourriez aussi avoir besoin d'espaces spécifiques comme des laboratoires, des salles de brainstorming ou un accueil reflétant l’image de votre entreprise.
Mode de travail de vos collaborateurs : Télétravail, flex-office, hybride… Ces éléments influencent fortement la surface et l’agencement nécessaires. "Dans un mode hybride ou flex-office, réduire le nombre de postes fixes au profit de zones partagées ou modulables peut s’avérer judicieux", conseille Cyril.
Comme le souligne notre consultant, « En prenant le temps de bien comprendre vos besoins actuels et futurs, vous pourrez trouver un espace qui répond non seulement à ce que vous cherchez maintenant, mais qui peut aussi s’adapter à la croissance et aux évolutions de votre entreprise. Cela vous évitera des ajustements coûteux et des déménagements fréquents lorsque vos besoins changeront. »
2. L’emplacement : un facteur clé
La localisation de vos bureaux joue un rôle déterminant dans l’attractivité de votre entreprise :
Accessibilité : « La proximité des transports en commun est un atout majeur pour attirer et fidéliser vos collaborateurs », souligne Cyril. Dans la métropole lilloise, être bien desservi par le réseau de métro, tram ou bus facilite grandement les trajets quotidiens.
Cyril précise : « L’environnement autour de vos bureaux compte aussi. Des zones comme Lille, Euralille, Villeneuve d’Ascq ou les Grands Boulevards offrent un accès rapide à des services pratiques : restaurants, commerces, banques, etc. Cela contribue à améliorer le quotidien de vos équipes et rend l’emplacement plus attractif. »
Visibilité et image : Selon votre activité, le choix du quartier peut renforcer l’image de votre entreprise.
Euralille donne une image institutionnelle apprécié par les Grands Comptes, tandis qu’Euratechnologies ou la Plaine Images à
Roubaix-
Tourcoing sont des hubs dynamiques pour les entreprises tech et créatives. Cyril ajoute : « Se positionner dans le bon quartier permet non seulement de renforcer votre image, mais aussi de vous intégrer dans un écosystème local en pleine expansion. »
Proximité des talents : On n’y pense pas toujours, mais Cyril nous recommande cette astuce : « En fonction de votre secteur d'activité, il peut être judicieux de vous installer dans des zones où résident ou travaillent les talents que vous souhaitez recruter. Installer ses bureaux le long des Grands Boulevards peut être un choix judicieux, grâce à la mixité entre le tertiaire et le résidentiel. De même,
Villeneuve d’Ascq, avec ses nombreux parcs d’activités et zones d’innovation comme la Haute Borne, regroupe non seulement des profils techniques et scientifiques qualifiés, mais permet également de se rapprocher d’un écosystème concurrentiel dense.
Un bon moyen d’être visible, de rester à l’écoute du marché, et de capter plus facilement les talents ou les clients que vous ciblez déjà. »
3. Surface et agencement : Trouver le bon équilibre
La surface est importante, mais l’agencement est tout aussi crucial, comme nous l’explique Cyril : « Il ne faut pas se focaliser uniquement sur le nombre de mètres carrés. Un espace bien conçu maximise l’efficacité, même avec une surface plus réduite. »
Modularité : Privilégiez des espaces évolutifs. Des cloisons amovibles, des zones modulables ou des bureaux réversibles vous permettront d’adapter l’aménagement au fil du temps.
Zones collaboratives et espaces de concentration : Un bon équilibre entre les zones de travail collaboratif (salles de réunion, espaces détente) et les espaces calmes (bureaux fermés, bulles acoustiques) est essentiel pour répondre à différents besoins.
Confort et bien-être : « L’ergonomie et la luminosité des espaces sont des facteurs essentiels pour un environnement de travail efficace et agréable », note Cyril.
Il ajoute : « Un éclairage naturel et adéquat réduit la fatigue oculaire et crée une ambiance plus stimulante, tandis que des meubles ergonomiques favorisent une bonne posture et réduisent les risques de maux de dos ou de fatigue rapide. »
Mais aujourd’hui, le bien-être ne se limite plus à ces seuls aspects. Avec la généralisation du télétravail, le bureau doit offrir une expérience supérieure à celle du domicile pour donner envie de revenir. Confort, ambiance, qualité des équipements et services font toute la différence.
Un environnement agréable permet non seulement d’améliorer la performance, mais aussi de maintenir un taux d’occupation élevé, essentiel pour garder une dynamique collective, renforcer la culture d’entreprise et favoriser les échanges informels.
Optimisation des espaces : Un bon agencement permet de maximiser l’utilisation de la surface tout en évitant les pertes d’espace. Cyril ajoute : « Pour garantir un agencement optimal, nous faisons appel à des partenaires experts en design d'intérieur et en ergonomie. Ces professionnels peuvent réaliser une étude approfondie de vos besoins spécifiques et proposer des solutions sur mesure. »
4. Penser à l’avenir : flexibilité et pérennité
Le monde du travail évolue, et vos besoins aussi. Choisir un espace de travail adapté à vos objectifs de croissance est primordial :
Capacité à évoluer : Vos bureaux doivent pouvoir s’adapter à l'évolution de vos effectifs. Notre consultant conseille : « Privilégiez des espaces modulables ou situés dans des immeubles offrant des possibilités d’extension. »
Durabilité et impact environnemental : Les entreprises sont de plus en plus attentives à l’empreinte écologique de leurs bureaux. Optez pour des espaces certifiés (HQE, BREEAM) ou engagez-vous dans des démarches pour favoriser l'aspect écologique mais aussi économique.
Comme le précise Cyril, notre consultant expert : « Prévoir vos besoins futurs est essentiel pour éviter des déménagements fréquents et coûteux. En choisissant un espace adaptable dès le départ, comme des bureaux modulables ou évolutifs, vous pouvez gérer la croissance de votre entreprise sans interruptions majeures ni dépenses imprévues. »
5. Anticiper les aspects financiers et stratégiques
La dimension financière est bien sûr centrale dans le choix de vos bureaux. Voici les principaux points, selon Cyril, à prendre en compte pour bien évaluer votre investissement :
Acquisition ou location ? : Il est essentiel de bien évaluer vos objectifs à long terme pour faire le choix le plus adapté. « L’achat peut être une option intéressante si vous envisagez de vous installer durablement et souhaitez constituer un actif immobilier. En revanche, la location offre plus de flexibilité, notamment pour les entreprises en croissance ou incertaines sur leurs besoins futurs. » nous explique Cyril.
Budget global : "N’oubliez pas les coûts annexes comme l’aménagement, le mobilier, les charges et la maintenance", avertit notre consultant. « Un budget bien planifié évite les surprises financières. »
Projection à moyen et long terme : Il est important de considérer la viabilité financière de vos bureaux dans le temps. Pour Cyril, il y a plusieurs questions à se poser : « En cas de croissance de l’entreprise, vos bureaux actuels seront-ils encore adaptés dans 3 à 5 ans ? De même, si votre activité se stabilise ou régresse, le coût de vos locaux restera-t-il supportable ? ». Une analyse prospective de vos besoins futurs est cruciale pour ne pas vous retrouver coincé dans une solution inadéquate.
Mais il ne faut pas seulement penser en termes de m² ou de loyer : le temps passé dans les bureaux joue aussi sur la rentabilité globale de votre projet immobilier.
Cyril précise : « En dessous de 2 à 3 ans d’occupation, on perd souvent de l’argent. Entre les frais d’entrée, d’aménagement, d’installation et de déménagement, mieux vaut anticiper un minimum de stabilité pour rentabiliser l’investissement. »
Si vous êtes une jeune entreprise avec une forte incertitude sur votre développement, le coworking peut être une alternative plus souple et rentable, en attendant d’y voir plus clair.
6. Faites-vous accompagner par des experts
Bien choisir ses bureaux implique de jongler avec de nombreux critères, et il est parfois difficile de faire seul les bons arbitrages. Un consultant spécialisé, comme Cyril, peut vous apporter une vision stratégique et des solutions sur-mesure adaptées à vos enjeux :
Analyse approfondie de vos besoins : Comme l’explique Cyril : « Notre rôle, en tant que consultant est de vous accompagner de A à Z, de la réflexion initiale jusqu’à la signature finale. Avec une écoute attentive et une compréhension de vos besoins, nous vous aidons à définir et prioriser vos critères. En combinant notre expertise locale et une vision globale, on peut couvrir les aspects opérationnels, techniques et juridiques et vous offrir un soutien complet tout au long du processus. »
Sélection des meilleurs biens : Grâce à notre connaissance approfondie du marché local, nous accédons à une gamme variée d’offres et vous aidons à trouver des options adaptées rapidement. Comme le précise Cyril : « Nous avons également accès à des biens off-market et pouvons vous présenter des opportunités qui ne sont pas encore disponibles publiquement. En outre, nous prenons le temps de proposer des espaces qui pourraient même surpasser vos attentes et répondre encore mieux à vos besoins. »
Négociation et optimisation : Une fois le bien sélectionné, la phase de négociation est déterminante pour garantir les meilleures conditions pour votre entreprise. Comme l’explique Cyril, « Il ne s’agit pas seulement de négocier un prix. Un accompagnement expert permet d’analyser et d’optimiser chaque aspect du contrat, qu’il soit financier, juridique ou technique. »
En faisant appel à un consultant et son expertise, vous gagnez un temps précieux pour vous concentrer sur ce que vous faites de mieux, tout en ayant l’assurance que chaque aspect de votre projet immobilier soit optimisé pour répondre parfaitement à vos objectifs.
En conclusion, choisir les bons bureaux est crucial pour le succès de votre entreprise. En prenant en compte vos besoins, l'emplacement, l'agencement et la flexibilité, vous créez un environnement propice à la croissance et à la productivité.
L’accompagnement par un expert, comme Cyril, facilite ce processus complexe. Avec une analyse précise, un accès aux meilleures offres et une expertise en négociation, vous gagnez du temps et optimisez votre investissement. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur l'essentiel : projeter votre entreprise avec sérénité.
